Die ZUGFeRD- und Factur-X-Profile erklärt: von MINIMUM bis EXTENDED

Eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Datei ist ein PDF/A-3 mit einer eingebetteten XML-Rechnung. Das Profil sagt, wie viel von der Rechnung das XML trägt. Es ist das Erste, worauf die Software des Empfängers schaut, und das Erste, was ein Validator prüft, denn welche Regeln gelten, hängt davon ab.

Eine Spezifikation, zwei Namen

ZUGFeRD gibt das FeRD in Deutschland heraus, Factur-X die FNFE-MPE in Frankreich. Seit ZUGFeRD 2.0 sind beide dieselbe technische Spezifikation und erscheinen gemeinsam: dieselben Profile, dasselbe XML-Schema (UN/CEFACT CII), dieselben Regeln. Eine gültige Factur-X-Datei ist gültiges ZUGFeRD und umgekehrt. Die Profilkennung in der Datei nutzt für beide den Namensraum urn:factur-x.eu:1p0:; ältere ZUGFeRD-2.0-Dateien verwendeten urn:zugferd.de:2p0:, was Validatoren weiterhin erkennen.

Das Profil ist zweimal deklariert: in den XMP-Metadaten des PDF (Feld fx:ConformanceLevel) und im XML selbst (Spezifikationskennung, Geschäftsbegriff BT-24). Beide müssen übereinstimmen. Ein Widerspruch ist einer der Container-Befunde, die der ZUGFeRD-Validator meldet, noch bevor er das XML prüft.

Die sechs Profile

Profil	Was das XML enthält	E-Rechnung nach EN 16931?
MINIMUM	Käufer, Verkäufer, Summen, Umsatzsteuerbetrag, Rechnungsnummer und -datum. Keine Positionen.	Nein: eine Buchungshilfe, keine vollständige Rechnung.
BASIC WL	Kopfdaten mit Umsatzsteueraufschlüsselung und Zahlungsbedingungen, weiterhin ohne Positionen („without lines“).	Nein: eine Rechnung ohne Positionen ist keine Kernrechnung.
BASIC	Positionen mit den wesentlichen Daten, eine Teilmenge des Kerns der EN 16931.	Ja: eine konforme Teilmenge der Kernrechnung.
EN 16931 (früher COMFORT)	Die vollständige Kernrechnung der europäischen Norm.	Ja: das Referenzprofil.
EXTENDED	Der Kern plus Erweiterungen (mehrere Lieferungen, komplexe Abschläge, Verpackung, Branchendaten).	Ja, als Erweiterung der Norm; Empfänger müssen die Zusatzdaten verarbeiten können.
XRECHNUNG	Ein hybrides PDF, dessen XML den deutschen XRechnung-Regeln folgt.	Ja: eine XRechnung im PDF-Umschlag.

MINIMUM und BASIC WL gibt es für Altfälle: eine Scanstrecke, die ein paar strukturierte Felder will, oder ein Land, in dem das PDF die rechtlich maßgebliche Rechnung bleibt und das XML eine Beigabe ist. In Deutschland stellt das Bundesministerium der Finanzen (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024) klar, dass diese beiden Profile die Anforderungen an eine E-Rechnung nach § 14 UStG nicht erfüllen, weil sie nicht alle Rechnungsangaben tragen. Ab BASIC ist eine ZUGFeRD-Rechnung eine E-Rechnung im Rechtssinne.

Was ein Validator je Profil prüft

Jedes Profil hat sein eigenes XML-Schema (welche Elemente vorkommen dürfen) und seine eigenen Schematron-Regeln (was die Werte erfüllen müssen). Die Regeln des Profils EN 16931 sind die CEN-Regeln der Norm plus einige strukturelle Factur-X-Prüfungen; BASIC nutzt eine Teilmenge, EXTENDED lässt mehr Elemente zu, XRECHNUNG wendet die KoSIT-Regeln an. Ein Validator tut also dreierlei: Er liest das Profil, wendet das passende Schema an, dann die passenden Regeln. Eine Rechnung, die das Profil EN 16931 deklariert, aber die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers weglässt, scheitert je nach Regelwerk an BR-CO-09 oder BR-DE-16. Der Factur-X-Validator nennt diese Regelkennungen, jede mit ihrer Erklärung auf dieser Website.

Auch der PDF-Container hat Regeln: Die Datei muss PDF/A-3 (ISO 19005-3) sein, das XML muss unter seinem vorgeschriebenen Namen eingebettet sein (factur-x.xml, zugferd-invoice.xml in der alten Benennung, xrechnung.xml im Profil XRECHNUNG), mit einer AFRelationship, die sagt, was es ist, und die XMP-Metadaten müssen das Profil nennen. Ein tadelloses XML in einem nicht konformen PDF ist bei vielen Empfängern trotzdem eine abgewiesene Rechnung.

Welches Profil Sie wählen sollten

• Standard: EN 16931. Das erwartet die Software jedes Empfängers, das nehmen öffentliche Auftraggeber an, wenn sie ZUGFeRD annehmen, und dafür sind die Geschäftsregeln der Norm geschrieben.
• Wenn Ihr Kunde Daten über den Kern hinaus braucht (Branche, mehrere Lieferungen je Rechnung, detaillierte Verpackung): EXTENDED, nachdem Sie geklärt haben, dass die Software des Kunden es liest.
• Wenn der Kunde ein deutscher öffentlicher Auftraggeber ist: XRECHNUNG mit der Leitweg-ID, oder eine reine XRechnung-XML.
• BASIC nur, wenn Ihre Software nicht mehr kann; MINIMUM und BASIC WL nur, wenn der Empfänger sie ausdrücklich verlangt und akzeptiert, dass das PDF die Rechnung ist.

Öffnen Sie die Datei vor dem Versand im ZUGFeRD-Viewer, um zu sehen, was das XML wirklich sagt, und prüfen Sie sie dann. Viele Rechnungen, deren PDF „richtig aussieht“, tragen ein XML aus einer älteren Vorlage.

Quellen

• FeRD, ZUGFeRD-Spezifikation und Profile: ferd-net.de
• FNFE-MPE, Factur-X-Spezifikation: fnfe-mpe.org/factur-x
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur E-Rechnung, Abschnitt zu zulässigen Formaten, und BMF-FAQ: bundesfinanzministerium.de
• ISO 19005-3 (PDF/A-3): iso.org
• CEN, Kernrechnungsmodell EN 16931: cen.eu