Was ist die Leitweg-ID: Aufbau, Prüfziffer und ihr Platz in der XRechnung

Jede E-Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber in Deutschland braucht eine Leitweg-ID. Sie ist die Adresse, die die Rechnung vom zentralen Portal zur richtigen Stelle leitet, und das Erste, was ein Portal prüft. Eine falsche oder fehlende Leitweg-ID ist der häufigste Grund, warum eine formal korrekte XRechnung zurückkommt.

Wozu sie dient

Öffentliche Auftraggeber empfangen E-Rechnungen über zentrale Portale: die ZRE für die unmittelbare Bundesverwaltung, die OZG-RE für die mittelbare Bundesverwaltung und mehrere Länder, sowie die eigenen Portale der Länder. Hinter jedem Portal stehen Tausende empfangende Stellen. Die Leitweg-ID benennt die Stelle, für die eine Rechnung bestimmt ist, damit das Portal sie ohne manuelles Sortieren zustellen kann. Der öffentliche Auftraggeber vergibt seine Leitweg-ID und teilt sie seinen Lieferanten mit, meist mit der Bestellung; ein Lieferant erfindet nie eine.

Der Aufbau

Eine Leitweg-ID besteht aus zwei oder drei Teilen, getrennt durch Bindestriche: einer Grobadressierung, einer optionalen Feinadressierung und zwei Prüfziffern.

04011000-1234512345-06
│        │          └─ Prüfziffer (2 Ziffern)
│        └─ Feinadressierung (optional, bis 30 Zeichen)
└─ Grobadressierung (2 bis 12 Ziffern)

• Die Grobadressierung ist numerisch, 2 bis 12 Ziffern. Die ersten beiden Ziffern nennen die Ebene: 01 bis 16 für die sechzehn Länder in ihrer amtlichen Reihenfolge (04 ist Bremen, 11 Berlin), 99 für den Bund. Die folgenden Ziffern, sofern vorhanden, folgen dem amtlichen Regionalschlüssel der Gemeinde oder des Kreises.
• Die Feinadressierung ist optional: bis zu 30 Buchstaben und Ziffern, mit denen der Auftraggeber seine eigenen Stellen unterscheidet. Fehlt sie, hat die Kennung nur zwei Teile, etwa 991-33333TEST-33.
• Die Prüfziffer sind zwei Ziffern, berechnet nach ISO 7064 MOD 97-10 über Grob- und Feinadressierung (Buchstaben werden in Zahlen umgesetzt). Sie fängt Tippfehler ab: Ein Portal weist eine Kennung ab, deren Prüfziffer nicht passt.

Die gesamte Kennung ist höchstens 46 Zeichen lang, ohne Leerzeichen. Groß- und Kleinbuchstaben in der Feinadressierung sind laut Spezifikation verschieden; übernehmen Sie sie also genau so, wie sie mitgeteilt wurde.

Wo sie in der Rechnung steht

In einer XRechnung ist die Leitweg-ID die Käuferreferenz, Geschäftsbegriff BT-10 (cbc:BuyerReference in UBL, ram:BuyerReference in CII). Die deutsche Regel BR-DE-15 verlangt dieses Feld, weshalb BR-DE-15 einer der ersten Fehler ist, auf die man trifft: Das Feld ist leer oder enthält eine Bestellnummer statt der Leitweg-ID. In einer ZUGFeRD-Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber (Profil XRECHNUNG) trägt dasselbe Element ram:BuyerReference die Kennung. Einige Länder verlangen die Leitweg-ID in einem anderen Feld oder zusätzlich zu einer Bestellreferenz; die Vorgaben des Auftraggebers gehen vor.

Wo Sie sie finden

• Auf der Bestellung, im Rahmenvertrag oder auf der Lieferanteninformationsseite des Auftraggebers.
• Für die Bundesverwaltung erklären die Portale ZRE und OZG-RE, wie ein Auftraggeber seine Kennung bekannt gibt; ein öffentliches Verzeichnis aller Leitweg-IDs gibt es nicht, weil die Feinadressierungen die interne Struktur der Stellen abbilden.
• Im Zweifel fragen Sie die Rechnungsstelle des Auftraggebers vor dem Versand: Eine Abweisung kostet mehr Zeit als eine Frage.

Wie Sie eine prüfen

Der Leitweg-ID-Prüfer auf dieser Website prüft den Aufbau und berechnet die Prüfziffer im Browser nach; er sagt Ihnen, ob die Kennung wohlgeformt ist und, wenn nicht, welcher Teil falsch ist. Ob die Kennung bei einem Portal registriert ist, kann er nicht sagen: Das weiß nur der Auftraggeber. Der XRechnung-Validator prüft, dass das Feld vorhanden ist und die Rechnung insgesamt den Regeln folgt; zusammen fangen beide die zwei üblichen Fehler ab, eine falsch gebildete und eine fehlende Kennung.

Quellen

• KoSIT, Leitweg-ID-Formatspezifikation: xeinkauf.de/leitweg-id
• E-Rechnung Bund, Informationen für Lieferanten: e-rechnung-bund.de
• Rechnungsportale des Bundes: xrechnung.bund.de (ZRE), xrechnung-bdr.de (OZG-RE)
• ISO 7064 (Prüfzeichensysteme): iso.org