E-Rechnungspflicht: wer ist betroffen, ab wann – auch Kleinunternehmer

Seit dem 1. Januar 2025 führt Deutschland die verpflichtende elektronische Rechnung zwischen Unternehmen stufenweise ein. Die Regelung steht in § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes vom März 2024, die Übergangsfristen in § 27 UStG, die Einzelheiten in einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 15. Oktober 2024. Dieser Leitfaden sagt, wer betroffen ist, ab wann, und welche Ausnahmen gelten. Er ist keine Rechtsberatung: Im Einzelfall gelten Gesetz und BMF-Schreiben.

Zuerst die Definition

Eine E-Rechnung im Rechtssinne ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht oder mit ihr interoperabel ist. XRechnung und ZUGFeRD (ab Profil BASIC) erfüllen die Definition; ein per E-Mail verschicktes PDF nicht, so ordentlich es aussieht. Alles, was keine E-Rechnung ist, heißt sonstige Rechnung: Papier, PDF, Bilddateien.

Wer und ab wann

Die Pflicht gilt für inländische B2B-Umsätze: Leistender und Leistungsempfänger sind im Inland ansässige Unternehmer, und der Umsatz ist in Deutschland steuerbar. Rechnungen an Verbraucher (B2C) sind nicht erfasst, ebenso wenig Leistungen an Unternehmen im Ausland.

Datum	Was sich ändert
1. Januar 2025	Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt; der Aussteller braucht die Zustimmung des Empfängers nicht mehr.
2025 und 2026	Übergang: Aussteller dürfen weiterhin Papier und, mit Zustimmung des Empfängers, PDF und andere unstrukturierte Formate ausstellen. EDI-Verfahren dürfen weiterlaufen.
1. Januar 2027	Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Jahr 2026 müssen für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen bis Ende 2027 sonstige Rechnungen ausstellen. EDI bleibt bis Ende 2027 zulässig.
1. Januar 2028	Alle Unternehmen müssen für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen. EDI-Formate müssen der EN 16931 entsprechen oder mit ihr interoperabel sein.

Die Umsatzgrenze bezieht sich auf das vorangegangene Kalenderjahr und auf das Unternehmen insgesamt, nicht auf einen einzelnen Kunden oder Geschäftsbereich.

Ausnahmen

Auch nach 2028 ist keine E-Rechnung erforderlich für:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV);
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV);
• Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind (unter anderem Finanzdienstleistungen, die meisten Heil- und Bildungsleistungen, Vermietung von Grundstücken);
• Rechnungen an Verbraucher und an nicht im Inland ansässige Unternehmen.

Hier bleibt eine Papier- oder PDF-Rechnung möglich; eine E-Rechnung ist immer erlaubt.

Der Sonderfall Kleinunternehmer

Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus. Mit dem Jahressteuergesetz 2024 hat der Gesetzgeber ihre Stellung geklärt: Ein Kleinunternehmer ist nicht verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen (§ 34a UStDV) und darf ohne zeitliche Grenze weiter sonstige Rechnungen versenden. Empfangen können muss ein Kleinunternehmer E-Rechnungen aber wie jeder andere seit dem 1. Januar 2025, denn ein zur E-Rechnung verpflichteter Lieferant muss sie unabhängig vom Status des Kunden senden. Praktisch reichen eine E-Mail-Adresse und ein Werkzeug, das das XML lesbar macht, etwa der ZUGFeRD-Viewer. Die Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung selbst haben sich zum 1. Januar 2025 geändert (25.000 Euro im Vorjahr, 100.000 Euro im laufenden Jahr); die aktuellen Zahlen nennen die Seiten des BMF.

Öffentliche Auftraggeber sind ein eigenes Thema

Die B2B-Regel oben ist eine umsatzsteuerliche. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber folgen seit 2020 einem anderen Pfad: Die E-Rechnungsverordnung des Bundes und die entsprechenden Verordnungen der Länder verlangen in den meisten öffentlichen Aufträgen E-Rechnungen, in der Regel XRechnung mit einer Leitweg-ID. Ob ein öffentlicher Auftraggeber Ihr Kunde ist, bestimmt Format und Portal, nicht die Umsatzgrenze.

Was jetzt zu tun ist

1. Empfang: Stellen Sie sicher, dass eingehende XML-Dateien und hybride PDFs geöffnet, gelesen und so archiviert werden, wie sie ankamen (das XML ist die Rechnung; bewahren Sie es unverändert und maschinenlesbar über die Aufbewahrungsfrist auf).
2. Ausstellung: Klären Sie mit Ihrem Softwareanbieter, welche Formate erzeugt werden; XRechnung und ZUGFeRD im Profil EN 16931 sind die sichere Wahl, siehe XRechnung oder ZUGFeRD.
3. Qualität: Prüfen Sie vor dem Versand. Eine strukturell gültige Datei, die eine Geschäftsregel verletzt (fehlende Käuferreferenz, eine Umsatzsteueraufschlüsselung, die nicht aufgeht), weist die Software des Empfängers ab. Der XRechnung-Validator und der ZUGFeRD-Validator laufen im Browser und erklären jede Regel, die sie melden.

Die Länderseite Deutschland führt den Kalender und wird bei Änderungen aktualisiert.

Quellen

• § 14 UStG (Definition und Pflicht zur E-Rechnung): gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 27 UStG (Übergangsfristen): gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__27.html
• §§ 33, 34 und 34a UStDV (Kleinbeträge, Fahrausweise, Kleinunternehmer): gesetze-im-internet.de/ustdv_1980
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und FAQ zur E-Rechnung: bundesfinanzministerium.de
• Wachstumschancengesetz (BGBl. 2024 I Nr. 108): recht.bund.de
• E-Rechnungsverordnung für öffentliche Auftraggeber des Bundes: gesetze-im-internet.de/erechv