EN 16931 erklärt: die europäische Norm hinter allen E-Rechnungsformaten

Jedes E-Rechnungsformat in Europa, wie es auch heißt, ist eine Art, dieselbe Rechnung zu schreiben: die, die die europäische Norm EN 16931 beschreibt. Wer die Norm versteht, versteht, warum eine deutsche XRechnung, eine französische Factur-X und eine belgische Peppol-Rechnung mit denselben Regeln geprüft werden können, und warum ein Prüfbericht Kennungen wie BT-10 oder BR-CO-10 nennt.

Woher sie kommt

Die Richtlinie 2014/55/EU verpflichtete öffentliche Auftraggeber in der EU, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, die einer europäischen Norm entsprechen. Die Europäische Kommission beauftragte das CEN, die europäische Normungsorganisation, mit ihrer Erarbeitung; das technische Komitee CEN/TC 434 veröffentlichte im Juni 2017 die EN 16931-1:2017, das semantische Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung. Zentrale öffentliche Auftraggeber mussten sie ab April 2019 anwenden, die übrigen ab April 2020. Die nationalen E-Rechnungspflichten für Unternehmen, in Deutschland, Frankreich, Belgien und anderswo, übernahmen dann dieselbe Norm als Referenz, weshalb die Formate zusammenlaufen.

Das semantische Modell

Die Norm definiert kein Dateiformat. Sie definiert, was eine Rechnung aussagt, als Liste von Geschäftsbegriffen (Business Terms, BT), zusammengefasst in Gruppen (Business Groups, BG): BT-1 ist die Rechnungsnummer, BT-2 das Rechnungsdatum, BT-10 die Käuferreferenz, BG-4 der Verkäufer mit Anschrift und Kennungen, BG-25 eine Rechnungsposition, und so fort. Jeder Begriff hat eine Kardinalität (Pflicht, optional, wiederholbar) und einen Datentyp. Zusammen bilden sie die Kernrechnung: alles, was eine konforme Rechnung enthalten darf, und nichts darüber hinaus.

Auf den Begriffen sitzen die Geschäftsregeln (Business Rules, BR): Bedingungen, die eine gültige Rechnung erfüllen muss. Die Nummerierung verrät die Familie:

• BR-1 bis BR-65: Vorhandenseinsregeln zum Kern (eine Rechnung muss einen Verkäufernamen haben, eine Position eine Menge).
• BR-CO-*: Rechen- und Konsistenzregeln (die Summe der Positionsbeträge entspricht dem Gesamtbetrag, BR-CO-10; Steuerkategorie und Steuersatz passen zusammen, BR-CO-17).
• BR-S, BR-Z, BR-E, BR-AE, BR-K, BR-G, BR-O, BR-IC, BR-IG, BR-IP: je eine Familie pro Steuerkategorie (Regelsatz, Nullsatz, befreit, Steuerschuldumkehr, innergemeinschaftlich, Ausfuhr sowie die Steuern der Kanaren und von Ceuta und Melilla).
• BR-CL-*: Codelistenregeln (der Währungscode muss in ISO 4217 existieren, der Ländercode in ISO 3166).

Jede Regelkennung, die ein Validator auf dieser Website meldet, führt zu ihrer Erklärung; der Fehlercode-Index listet die bisher veröffentlichten.

Zwei Syntaxen

Teil 2 der Norm nennt die Syntaxen, die das Modell tragen können, und die Teile 3-2 und 3-3 bilden jeden Geschäftsbegriff auf ein XML-Element ab: UBL 2.1 (OASIS, ubl:Invoice und ubl:CreditNote) und UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII D16B, rsm:CrossIndustryInvoice). Beide drücken dieselben Begriffe aus; ein Konverter kann eine Rechnung ohne Verlust der Kerndaten von der einen in die andere übertragen. Das CEN veröffentlicht außerdem Prüfartefakte, XML-Schema- und Schematron-Dateien, die die Regeln für beide Syntaxen umsetzen. Der EN-16931-Validator wendet genau diese Artefakte an, in der auf seiner Seite genannten Version.

CIUS und Erweiterungen

Ein Land oder eine Branche kann die Norm mit einer Core Invoice Usage Specification (CIUS) einschränken: optionale Begriffe zur Pflicht machen, Codelisten beschränken, nationale Regeln ergänzen, aber nie etwas erlauben, was der Kern verbietet. XRechnung ist die deutsche CIUS (Regeln BR-DE-*), die französischen Nutzungsregeln von Factur-X sind eine, und Peppol BIS Billing 3.0 ist die CIUS des Peppol-Netzwerks (Regeln PEPPOL-EN16931-*). Eine konforme CIUS-Rechnung ist immer eine konforme Kernrechnung.

Eine Erweiterung geht den umgekehrten Weg: Sie fügt Begriffe hinzu, die der Kern nicht hat, für Branchen, die sie brauchen. Das Profil EXTENDED von ZUGFeRD und Factur-X ist eine Erweiterung; XRechnung hat ebenfalls eine. Eine erweiterte Rechnung können nur Empfänger lesen, die die Erweiterung unterstützen; deshalb empfiehlt der Leitfaden zu den Profilen das schlichte Profil EN 16931 als Standard.

Der Peppol-Validator wendet zuerst die CEN-Regeln an und darauf die Peppol-Regeln; so wird eine Peppol-Rechnung in der Praxis geprüft.

Was sich ändert

Die Norm wurde seit 2017 zweimal ergänzt (A1:2019 und eine Berichtigung 2020), überwiegend Klarstellungen. Das EU-Paket VAT in the Digital Age (ViDA), im März 2025 verabschiedet, macht die EN 16931 ab Juli 2030 zum Standard für innergemeinschaftliche B2B-E-Rechnungen und digitale Meldungen, und nationale Pflichten müssen sich daran ausrichten. Das CEN überarbeitet die Norm für diese B2B-Anwendungen, mit neuen Begriffen und Regeln; die überarbeitete Ausgabe wird vor den ViDA-Fristen erwartet, ihr genauer Veröffentlichungstermin ist noch zu bestätigen. Bis dahin ist die EN 16931-1:2017 mit ihren Ergänzungen die Fassung, auf die sich jedes Format und jeder Validator bezieht.

Quellen

• Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen: eur-lex.europa.eu/eli/dir/2014/55/oj
• CEN, TC 434 elektronische Rechnungsstellung: cen.eu
• Europäische Kommission, Baustein eInvoicing und Register der CIUS und Erweiterungen: ec.europa.eu/digital-building-blocks
• Peppol BIS Billing 3.0: docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0
• KoSIT, XRechnung (deutsche CIUS): xeinkauf.de/xrechnung
• Europäische Kommission, VAT in the Digital Age (ViDA): taxation-customs.ec.europa.eu