XRechnung oder ZUGFeRD: welches E-Rechnungsformat für welche Rechnung

XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden Namen, die fallen, sobald ein Kunde eine „E-Rechnung“ verlangt. Konkurrenten im Sinne zweier unvereinbarer Welten sind sie nicht: Beide transportieren dasselbe Datenmodell, die europäische Norm EN 16931. Sie unterscheiden sich in der Verpackung, darin, wer sie vorschreibt, und darin, was ein Empfänger mit ihnen anfangen kann.

Was XRechnung ist

XRechnung ist die deutsche Core Invoice Usage Specification (CIUS) der EN 16931, gepflegt von der KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards der öffentlichen Verwaltung. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei in einer der beiden Syntaxen, die die Norm zulässt: UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII. Ein PDF gibt es nicht; die lesbare Darstellung ist Sache des Empfängers.

XRechnung ergänzt die europäischen Geschäftsregeln um nationale (im Prüfbericht heißen sie BR-DE-1 bis BR-DE-31, etwa BR-DE-15 zur Käuferreferenz) und verlangt für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber eine Routing-Kennung, die Leitweg-ID. Die auf dieser Website geprüfte Version steht auf der Seite des XRechnung-Validators; die KoSIT veröffentlicht etwa jährlich eine neue Version mit einem Stichtag, ab dem die vorige nicht mehr angenommen wird.

Was ZUGFeRD ist

ZUGFeRD, herausgegeben vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), ist ein hybrides Format: eine PDF/A-3-Datei, die die Rechnung so zeigt, wie man sie zu lesen gewohnt ist, mit derselben Rechnung als eingebetteter CII-XML-Datei. Die Software des Empfängers liest das XML, der Mensch das PDF. Seit Version 2.0 sind ZUGFeRD und das französische Factur-X eine Spezifikation mit zwei Namen, die FeRD und FNFE-MPE gemeinsam fortschreiben.

ZUGFeRD kennt Profile von MINIMUM bis EXTENDED, die festlegen, wie viel von der Rechnung im XML steckt. Nur die Profile ab EN 16931 enthalten die vollständige Kernrechnung; die kleineren sind für Sonderfälle gedacht und gelten umsatzsteuerlich nicht als E-Rechnung. Die Profile haben einen eigenen Leitfaden.

Was beide gemeinsam haben

Beide Formate sind im Kern konform zur EN 16931, deshalb gelten für beide dieselben Geschäftsregeln: Summen müssen aufgehen, je Steuerkategorie muss eine Umsatzsteueraufschlüsselung existieren, die Pflichtfelder sind dieselben. Eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN 16931 und eine XRechnung tragen dieselben Geschäftsbegriffe (in der Zählung der Norm BT-1 bis BT-165); die XRechnung legt einige deutsche Einschränkungen obendrauf.

ZUGFeRD hat sogar ein Profil XRECHNUNG: ein hybrides PDF, dessen eingebettetes XML den XRechnung-Regeln folgt. Das ist praktisch, wenn ein Geschäftskunde ein lesbares PDF will und ein öffentlicher Auftraggeber eine XRechnung, ohne zwei Produktionsstrecken.

Wo das Gesetz welches verlangt

Für Rechnungen an die Bundesverwaltung verlangt die E-Rechnungsverordnung (ERechV) seit dem 27. November 2020 elektronische Rechnungen; XRechnung ist der Standard, den die Bundesportale annehmen (ZRE für die unmittelbare, OZG-RE für die mittelbare Bundesverwaltung). Die Länder haben eigene Verordnungen und Portale; die meisten nehmen XRechnung an, einige auch ZUGFeRD. Die Länderseite Deutschland hält das nach.

Für Rechnungen zwischen Unternehmen definiert § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes die E-Rechnung als strukturiertes elektronisches Format, das der EN 16931 entspricht oder mit ihr interoperabel ist. Das Bundesministerium der Finanzen stellt in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2024 klar, dass sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer den Profilen MINIMUM und BASIC WL) diese Definition erfüllen. Ein Unternehmen darf also frei wählen; die Pflicht betrifft die Daten, nicht die Verpackung. Wer ab wann E-Rechnungen ausstellen muss, behandelt ein eigener Leitfaden.

Wie Sie wählen

• Öffentliche Auftraggeber: XRechnung mit der Leitweg-ID, die der Auftraggeber Ihnen nennt. Prüfen Sie im Portal des Auftraggebers, welche Syntaxen angenommen werden (meist UBL und CII).
• Geschäftskunden, die ein lesbares Dokument wollen: ZUGFeRD im Profil EN 16931 (oder XRECHNUNG). Das PDF macht den Umstieg für die Menschen leicht, die Rechnungen freigeben; das XML macht daraus eine E-Rechnung.
• Geschäftskunden mit einem ERP, das XML importiert: XRechnung oder ZUGFeRD, je nachdem, womit das System des Kunden besser zurechtkommt. Fragen Sie; die Antwort lautet oft „egal, solange sie valide ist“.
• Beide Kundenarten: Erzeugen Sie die EN-16931-Daten einmal und verpacken Sie sie je Empfänger. Die meisten Rechnungsprogramme, die ein Format können, können auch das andere.

Wie auch immer Sie wählen: Prüfen Sie vor dem Versand. Eine abgewiesene Rechnung kostet Tage. Der XRechnung-Validator wendet die KoSIT-Regeln an, der ZUGFeRD-Validator die Profilregeln des FeRD, und der ZUGFeRD-Viewer zeigt, was in einem hybriden PDF tatsächlich steckt.

Quellen

• KoSIT, Standard XRechnung und Versionen: xeinkauf.de/xrechnung
• FeRD, ZUGFeRD-Spezifikation: ferd-net.de
• E-Rechnungsverordnung (ERechV): gesetze-im-internet.de/erechv
• § 14 UStG, Definition der E-Rechnung: gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur obligatorischen E-Rechnung und BMF-FAQ: bundesfinanzministerium.de
• Rechnungsportale des Bundes: xrechnung.bund.de (ZRE), xrechnung-bdr.de (OZG-RE)