XML aus einem Factur-X- oder ZUGFeRD-PDF extrahieren

Eine hybride Rechnung enthält eine lesbare Darstellung und eingebettete strukturierte Daten. Durch Extraktion lassen sich diese Daten untersuchen oder an ein passendes Werkzeug übergeben. Dabei darf das empfangene Dokument nicht überschrieben und das Buchhaltungsoriginal nicht ersetzt werden. Halten Sie diese Zwecke im gesamten Ablauf auseinander.

Mit der Originaldatei beginnen

Verwenden Sie das über den Empfangskanal heruntergeladene PDF. Vermeiden Sie eine mit einem virtuellen Drucker erstellte Kopie: Sie kann ihre Anhänge verloren haben. Öffnen Sie die Datei im Hybrid-Viewer von KlarFakt und sehen Sie sich die erkannten Informationen an. Wird kein Rechnungs-XML erkannt, untersuchen Sie dieses Ergebnis, statt einen anderen Anhang beliebig umzubenennen.

Beide Darstellungen vergleichen

Prüfen Sie Nummer, Datum, Verkäufer, Käufer, Währung und Summen. Zeigt das PDF einen anderen Betrag als das XML, klären Sie dies mit dem Aussteller. Die Änderung nur einer Darstellung hinterlässt ein widersprüchliches Dokument. Beachten Sie außerdem das angegebene Profil, denn der Datenumfang unterscheidet sich zwischen den Factur-X- und ZUGFeRD-Profilen.

Extrahiertes XML kontrollieren

Wählen Sie die zum unterstützten Profil passende Prüfung und lesen Sie die Grenzen des Berichts. Eine erfolgreiche Extraktion bescheinigt weder PDF/A noch Signatur oder vollständige steuerliche Konformität. Bewahren Sie Original-PDF, extrahiertes XML und Bericht unter eindeutig zuordenbaren Namen auf. Fehlt die erwartete Struktur, verlangen Sie einen neuen Export vom Aussteller.

Den eigenen Fall nachvollziehbar prüfen

Arbeiten Sie zunächst mit einer Kopie und bewahren Sie das unveränderte Original auf. Notieren Sie das erwartete Ergebnis, die tatsächlich ausgeführte Aktion und die verwendete Version des Programms. Vergleichen Sie anschließend Dokumentnummer, Parteien, Währung und Beträge mit Ihrer Ausgangsrechnung. Lassen Sie ein abweichendes Ergebnis fachlich klären, bevor Sie es weiterverwenden. Bei einem Fehler hilft ein kleines anonymisiertes Beispiel mehr als das unkontrollierte Versenden vollständiger Kundendaten. Wiederholen Sie den Test nach einer Änderung am Export und prüfen Sie auch den Empfang beim tatsächlichen Geschäftspartner.

Quellen und nächste Schritte

• FNFE-MPE : Factur-X.
• FeRD : ZUGFeRD.