EDI, Peppol und XML: Format oder Übermittlungsweg?

Die Frage, ob eine Rechnung „als EDI oder XML“ gesendet werden soll, vermischt unterschiedliche Ebenen. EDI bezeichnet elektronischen Datenaustausch; XML ist eine Familie von Syntaxen. Peppol bietet einen interoperablen Austauschrahmen, während Peppol BIS Billing Dokumentregeln beschreibt. Diese Ebenen sollten im Projekt getrennt festgelegt werden.

Die richtigen Fragen stellen

Klären Sie das erwartete Dokument, das Zielprofil und den gewünschten Übermittlungsweg. Fragen Sie nach Zieladresse, kaufmännischen Referenzen und verfügbaren Antworten. Der Transportanbieter sollte erklären, wie er unbekannte Empfänger, Unterbrechungen und erneute Übermittlungen behandelt. Halten Sie die Zuständigkeiten vor dem ersten Produktivversand fest.

Drei Ergebnisse unterscheiden

Eine Datei kann lokale Prüfungen bestehen, ohne übermittelt worden zu sein. Eine Übermittlung kann angenommen werden, während der Buchhaltung noch eine Bestellreferenz fehlt. Ein empfangenes Dokument kann außerdem aus kaufmännischen Gründen bestritten werden. Zeigen Sie diese Zustände getrennt an, statt den gesamten Ablauf auf einen grünen Haken zu reduzieren.

Den vollständigen Prozess testen

Verwenden Sie eine mit dem Kunden vereinbarte Testrechnung und verfolgen Sie sie vom Export bis zum Import im Empfängersystem. Notieren Sie die Kennungen für die Zuordnung von Antworten und prüfen Sie das Korrekturverfahren. Der Peppol-Validator von KlarFakt kontrolliert unterstützte Dokumentregeln, stellt jedoch keinen Netzzugang bereit und reicht keine Rechnung bei einem Access Point ein. Bewahren Sie Empfängerbestätigung und lokalen Bericht gemeinsam auf, weil sie unterschiedliche Fragen desselben Austauschs beantworten.

Den eigenen Fall nachvollziehbar prüfen

Arbeiten Sie zunächst mit einer Kopie und bewahren Sie das unveränderte Original auf. Notieren Sie das erwartete Ergebnis, die tatsächlich ausgeführte Aktion und die verwendete Version des Programms. Vergleichen Sie anschließend Dokumentnummer, Parteien, Währung und Beträge mit Ihrer Ausgangsrechnung. Lassen Sie ein abweichendes Ergebnis fachlich klären, bevor Sie es weiterverwenden. Bei einem Fehler hilft ein kleines anonymisiertes Beispiel mehr als das unkontrollierte Versenden vollständiger Kundendaten. Wiederholen Sie den Test nach einer Änderung am Export und prüfen Sie auch den Empfang beim tatsächlichen Geschäftspartner.

Quellen und nächste Schritte

• OpenPeppol : Peppol.
• Peppol BIS Billing.