E-fakturowanie w Niemczech: odbieranie i wystawianie

Niemieckiego obowiązku e-fakturowania nie opisuje jedna data. Odbieranie i wystawianie mają różne etapy, a faktury dla instytucji publicznych podlegają odrębnym zasadom. Aby ustalić właściwy wymóg, trzeba uwzględnić transakcję, jej strony, obrót oraz możliwe zwolnienia. Sam język faktury nie rozstrzyga, jakie przepisy należy zastosować.

Odbieranie od 2025 roku

Od stycznia 2025 r. objęte firmy muszą móc odbierać e-faktury w przewidzianych krajowych transakcjach B2B. Nie oznacza to, że każdy dostawca musiał już wtedy je wystawiać. Okresy przejściowe wystawiania umożliwiają stopniowe wdrożenie.

Odbieranie oznacza również możliwość zachowania i przetwarzania dokumentu strukturalnego. Wydruk PDF lub zrzut ekranu nie musi zastępować przechowywania oryginalnego pliku. Uzgodnij z osobą prowadzącą księgowość sposób importowania i archiwizacji odpowiedni dla firmy oraz jej systemów.

Wystawianie etapami

Okresy przejściowe krajowego wystawiania B2B kończą się w 2027 lub 2028 r., zależnie od warunków ustawowych, w tym obrotu. Nadal istotne są zwolnienia i przepisy szczególne. Strona Niemiec podaje zakres i sprawdzone źródło.

Nie przypisuj jednej daty wszystkim fakturom bez rozróżnienia B2B, B2C, transakcji transgranicznych i administracji publicznej. Siedziba stron oraz reżim podatkowy mogą zmienić ocenę. W konkretnej sytuacji sprawdź dokumentację urzędową lub skonsultuj się z doradcą podatkowym.

Format i odbiorca

XRechnung to XML oparty na EN 16931 z niemieckimi wymaganiami. ZUGFeRD łączy PDF i XML, oferując różne profile. Zwykły PDF bez danych strukturalnych nie jest automatycznie równoważny tym formatom.

Dla administracji federalnej obowiązki i wyjątki reguluje ERechV; kraje związkowe mogą mieć własne przepisy. Odbiorca może przekazać Leitweg-ID, referencje zamówienia i konkretny kanał. Walidacja techniczna nie potwierdza, że portal zaakceptuje dokument.

Przygotowanie kontroli

Wyeksportuj ostateczną fakturę, wybierz walidator formatu i popraw błędy w programie źródłowym. Powtórz kontrolę po każdej zmianie. Zachowaj informację o wersji użytych reguł: rozwój techniczny schematów i zmiany prawa trzeba śledzić oddzielnie. Sprawdzenie sum nie zastępuje oceny całego procesu fakturowania.

Źródła

• BMF: pytania i odpowiedzi o e-fakturach
• § 14 UStG
• ERechV