Poradnik
XRechnung czy ZUGFeRD: który format wybrać
Różnice między XRechnung i ZUGFeRD: XML, hybrydowy PDF, wymagania odbiorcy oraz dostępne walidatory. Jak oddzielić wybór formatu od sposobu wysłania.
Niemiecki klient może poprosić o fakturę XRechnung lub ZUGFeRD. Te nazwy nie oznaczają dwóch niezgodnych systemów podatkowych. Oba formaty korzystają z danych strukturalnych powiązanych z EN 16931, ale różnią się opakowaniem i wymaganiami szczegółowymi. Przed wyborem zapytaj odbiorcę o akceptowany format, profil i kanał dostarczenia.
XRechnung: dokument XML
XRechnung to niemiecka specyfikacja użycia normy europejskiej, utrzymywana przez KoSIT. Faktura jest plikiem XML w składni UBL lub CII. Nie musi zawierać widoku PDF: czytelną prezentację może wygenerować program odbiorcy.
Do reguł europejskich dochodzą kontrole krajowe, rozpoznawane między innymi po kodach BR-DE. Istotną daną jest referencja nabywcy; w kontaktach z instytucją publiczną może zawierać przekazany przez nią Leitweg-ID. Nie wymyślaj tego identyfikatora i nie zastępuj go numerem zamówienia bez sprawdzenia instrukcji.
ZUGFeRD: dokument hybrydowy
ZUGFeRD łączy czytelny PDF/A-3 i osadzony XML CII. Francuską nazwą zharmonizowanej specyfikacji jest Factur-X. Człowiek może czytać PDF, a program importować dane XML do systemu księgowego.
Samo rozszerzenie .pdf nie dowodzi, że dokument jest hybrydowy. Zwykły PDF lub skan może nie zawierać żadnej faktury strukturalnej. Czytnik Factur-X pokazuje dokument oraz rzeczywiście osadzone dane, aby można je było porównać.
Profil ma znaczenie
ZUGFeRD i Factur-X przewidują profile z różną ilością danych. MINIMUM i BASIC WL nie zawierają pełnych pozycji i nie są równoważne profilowi EN 16931. Czytelny PDF nie zwalnia ze sprawdzenia profilu wymaganego przez odbiorcę.
Dla instytucji publicznej sprawdź instrukcje portalu i przepisy kraju związkowego. Z klientem prywatnym uzgodnij format i sposób odbierania. Akceptacja techniczna nie zależy wyłącznie od poprawnych sum. Znaczenie mają również identyfikatory, referencje oraz zgodność z procesem odbiorcy.
Przed wysłaniem
Użyj walidatora XRechnung dla odpowiedniego XML lub walidatora ZUGFeRD dla hybrydowego PDF. Popraw błędy w programie generującym fakturę i ponownie sprawdź nowy plik. Zachowaj dokument źródłowy razem z kontekstem oraz wersją reguł walidacji.
Źródła
Narzędzia do tego tematu
Strony krajów
Więcej poradników
- Profile ZUGFeRD i Factur-X, od MINIMUM do EXTENDED
- E-fakturowanie w Niemczech: odbieranie i wystawianie
- EN 16931: europejska norma stojąca za formatami faktur
- Leitweg-ID: struktura, cyfry kontrolne i użycie na fakturze
- Jak wyodrębnić XML z PDF Factur-X lub ZUGFeRD
- Archiwum e-faktur: jakie pliki należy zachować?
To nie jest porada prawna. Terminy i obowiązki wynikają z przywołanych źródeł urzędowych; nieostateczne daty są oznaczone.