PDF-Rechnungsunterlagen mit ImgPact vorbereiten

Ein Belegpaket kann Rechnungen, fotografierte Quittungen und falsch sortierte Seiten enthalten. Eine lesbare Zusammenstellung erleichtert die Prüfung in der Buchhaltung, erzeugt aber keine strukturierten elektronischen Rechnungen. Erstellen Sie eine Ansichtskopie und bewahren Sie empfangene Originale getrennt auf.

Das passende Werkzeug wählen

Zum Zusammenstellen oder Umordnen von Seiten einer Kopie öffnen Sie Organize PDFs bei ImgPact. Für Fotos oder Scans nutzen Sie Images to PDF. Diese beiden verlinkten Oberflächen sind auf Englisch verfügbar. Wählen Sie das Werkzeug passend zu Ihren Ausgangsdateien und dem gewünschten Ergebnis.

Vor der Weitergabe kontrollieren

Sortieren Sie Seiten nach Rechnung, kontrollieren Sie die Ausrichtung und entfernen Sie Duplikate aus der Arbeitskopie. Prüfen Sie Nummer, Verkäuferangaben, Beträge und Zahlungsreferenzen bei gut lesbarer Vergrößerung. Verwerfen Sie eine scheinbar leere Seite erst nach Prüfung ihres Inhalts. Benennen Sie das Ergebnis anders als die Originalbelege und prüfen Sie die Seitenzahl nach dem Export.

Hybride Rechnungen erhalten

Zusammenführen, Konvertieren oder erneutes Drucken kann eingebettete Daten entfernen oder eine Signatur beeinträchtigen. Bewahren Sie Factur-X- und ZUGFeRD-Originale unverändert auf und prüfen Sie ihr XML im Hybrid-Viewer von KlarFakt. Die Zusammenstellung bleibt eine Ansichtskopie. ImgPact macht aus Seitenbearbeitung weder eine steuerliche Prüfung noch die Erstellung einer Factur-X-Rechnung.

Den eigenen Fall nachvollziehbar prüfen

Arbeiten Sie zunächst mit einer Kopie und bewahren Sie das unveränderte Original auf. Notieren Sie das erwartete Ergebnis, die tatsächlich ausgeführte Aktion und die verwendete Version des Programms. Vergleichen Sie anschließend Dokumentnummer, Parteien, Währung und Beträge mit Ihrer Ausgangsrechnung. Lassen Sie ein abweichendes Ergebnis fachlich klären, bevor Sie es weiterverwenden. Bei einem Fehler hilft ein kleines anonymisiertes Beispiel mehr als das unkontrollierte Versenden vollständiger Kundendaten. Wiederholen Sie den Test nach einer Änderung am Export und prüfen Sie auch den Empfang beim tatsächlichen Geschäftspartner.

Quellen und nächste Schritte

• ImgPact : PDF.
• ImgPact : images to PDF.
• FNFE-MPE : Factur-X.