Poradnik
Przygotuj pakiet faktur PDF z ImgPact
Uporządkuj dokumenty PDF, zamień zdjęcia na PDF i sprawdź wynik w ImgPact, zachowując oryginały oraz pełne faktury hybrydowe, takie jak Factur-X.
Pakiet dokumentów może zawierać faktury, zdjęcia paragonów i strony w niewłaściwej kolejności. Czytelne uporządkowanie ułatwia kontrolę księgową, ale nie tworzy faktur strukturalnych. Przygotuj kopię do przeglądania i osobno zachowaj otrzymane oryginały.
Wybierz odpowiednie narzędzie
Do łączenia lub porządkowania stron kopii otwórz Organize PDFs w ImgPact. Do przygotowania dokumentu ze zdjęć i skanów użyj Images to PDF. Oba wskazane interfejsy są w języku angielskim. Wybierz narzędzie odpowiednie do posiadanych plików i oczekiwanego wyniku.
Sprawdź przed udostępnieniem
Pogrupuj strony według faktur, sprawdź orientację i usuń duplikaty z kopii roboczej. Przy wygodnym powiększeniu skontroluj numer, dane sprzedawcy, kwoty i referencje płatności. Nie usuwaj pozornie pustej strony bez sprawdzenia, czy nie zawiera przydatnej informacji. Nadaj wynikowi inną nazwę niż oryginał i sprawdź liczbę stron po eksporcie. Upewnij się, że żadna strona nie została przycięta w miejscu istotnego opisu.
Zachowaj faktury hybrydowe
Łączenie, konwersja lub drukowanie PDF może usunąć osadzone dane albo wpłynąć na podpis. Oryginalny PDF Factur-X lub ZUGFeRD zachowaj bez zmian, a XML sprawdź czytnikiem hybrydowym KlarFakt. Pakiet pozostaje kopią do przeglądania: ImgPact nie zmienia układania stron w walidację podatkową ani tworzenie Factur-X.
Sprawdź własny przypadek
Najpierw pracuj na kopii i zachowaj niezmieniony oryginał. Zapisz oczekiwany wynik, faktycznie wykonaną czynność i wersję programu. Następnie porównaj numer dokumentu, strony, walutę i kwoty z fakturą źródłową. Wyjaśnij każdą różnicę przed dalszym wykorzystaniem wyniku. Do diagnozy błędu lepszy jest mały zanonimizowany przykład niż niekontrolowane przekazywanie pełnych danych klientów. Powtórz próbę po zmianie ustawień eksportu i w razie potrzeby potwierdź, że odbiorca potrafi przyjąć i przetworzyć dokument. Ustal także, kto w zespole zatwierdza poprawiony plik oraz gdzie zostaną zapisane wyniki kontroli.
Źródła i kolejne kroki
Narzędzia do tego tematu
Więcej poradników
To nie jest porada prawna. Terminy i obowiązki wynikają z przywołanych źródeł urzędowych; nieostateczne daty są oznaczone.