PDF-Rechnung oder E-Rechnung: der Unterschied

Eine am Bildschirm dargestellte Rechnung ist nicht automatisch eine strukturierte Rechnung. PDF beschreibt eine Darstellung; Rechnungs-XML organisiert maschinell verarbeitbare Informationen. Manche hybriden Dokumente verbinden beides. Entscheidend ist deshalb, welche Daten der Empfänger erhält und was seine Software tatsächlich damit tun kann.

Drei Fälle unterscheiden

Ein einfaches PDF kann Text oder ein eingescanntes Bild enthalten. Eine strukturierte Rechnung besitzt bezeichnete Felder für Parteien, Positionen, Steuern und Summen. Factur-X verbindet eine PDF-Darstellung mit eingebettetem XML entsprechend dem Profil. Das bloße Anzeigen im PDF-Reader beweist nicht, dass diese XML-Datei vorhanden ist.

Was OCR nicht nachweist

Texterkennung kann Zeichen aus Bildern auslesen, aber auch Referenzen, Daten oder Beträge verwechseln. Selbst fehlerfrei erkannter Text belegt weder das erforderliche semantische Modell noch die Geschäftsregeln des Zielformats. Die Umwandlung eines Fotos in PDF erzeugt deshalb nicht automatisch eine strukturierte elektronische Rechnung.

Den nächsten Schritt wählen

Bei einem als Factur-X bezeichneten PDF prüfen Sie eingebettetes XML und Profil. Erwartet der Kunde ein bestimmtes XML-Format, fordern Sie den passenden Export aus dem Ursprungssystem an. Geht es nur um das Sortieren von Belegen, verwenden Sie eine Darstellungskopie. Trennen Sie diese Aufgaben: Eine praktische Konvertierung ist keine regulatorische Zertifizierung. Halten Sie fest, welche Datei das geschäftliche Original darstellt und welche lediglich eine bequemere Ansicht ist. Prüfen Sie diese Unterscheidung auch beim Weiterleiten an die Buchhaltung.

Den eigenen Fall nachvollziehbar prüfen

Arbeiten Sie zunächst mit einer Kopie und bewahren Sie das unveränderte Original auf. Notieren Sie das erwartete Ergebnis, die tatsächlich ausgeführte Aktion und die verwendete Version des Programms. Vergleichen Sie anschließend Dokumentnummer, Parteien, Währung und Beträge mit Ihrer Ausgangsrechnung. Lassen Sie ein abweichendes Ergebnis fachlich klären, bevor Sie es weiterverwenden. Bei einem Fehler hilft ein kleines anonymisiertes Beispiel mehr als das unkontrollierte Versenden vollständiger Kundendaten. Wiederholen Sie den Test nach einer Änderung am Export und prüfen Sie auch den Empfang beim tatsächlichen Geschäftspartner.

Quellen und nächste Schritte

• FNFE-MPE : Factur-X.
• European Commission : eInvoicing.