UBL oder CII: XML-Rechnungen richtig erkennen

XML bezeichnet eine Art der Datenorganisation, nicht ein einziges Rechnungsformat. Zwei Dateien mit derselben Endung können unterschiedlichen Familien angehören. UBL und CII sind Syntaxen zur Darstellung von EN-16931-Rechnungsdaten; ein gewähltes Profil ergänzt weitere Einschränkungen.

Das Dokument erkennen

Öffnen Sie die Datei in einem Texteditor oder nutzen Sie ein Werkzeug mit Formaterkennung. UBL verwendet unter anderem die Wurzelelemente Invoice und CreditNote, CII dagegen CrossIndustryInvoice. Der lokale Name allein reicht nicht: Namensräume und Profilkennungen zählen ebenfalls. Ein geändertes XML-Präfix konvertiert keine Inhalte.

Die Prüfung auswählen

Gehen Sie von der tatsächlichen Syntax aus und wählen Sie anschließend das vom Empfänger erwartete Regelwerk. Eine UBL-Rechnung ist nicht automatisch Peppol, eine CII-Rechnung nicht automatisch Factur-X. Der Bericht sollte das geprüfte Profil benennen. Ein falsches Profil kann viele Meldungen verursachen, die nach korrigierter Konfiguration verschwinden, ohne dass Beträge willkürlich geändert werden müssen.

Umwandlung fachlich kontrollieren

Vergleichen Sie vor einer Konvertierung, welche Informationen beide Profile ausdrücken können. Testen Sie Referenzen, Steuern und Anhänge und gleichen Sie die Summen ab. Umbenennen oder Verschieben von XML-Elementen ist keine zuverlässige Umwandlung. Dokumentieren Sie die Zuordnung zwischen Ursprungsfeldern und Exportfeldern. Testen Sie auch einen Nachlass oder eine fehlende optionale Referenz, damit die Zuordnung nicht nur für einen idealen Musterfall funktioniert.

Den eigenen Fall nachvollziehbar prüfen

Arbeiten Sie zunächst mit einer Kopie und bewahren Sie das unveränderte Original auf. Notieren Sie das erwartete Ergebnis, die tatsächlich ausgeführte Aktion und die verwendete Version des Programms. Vergleichen Sie anschließend Dokumentnummer, Parteien, Währung und Beträge mit Ihrer Ausgangsrechnung. Lassen Sie ein abweichendes Ergebnis fachlich klären, bevor Sie es weiterverwenden. Bei einem Fehler hilft ein kleines anonymisiertes Beispiel mehr als das unkontrollierte Versenden vollständiger Kundendaten. Wiederholen Sie den Test nach einer Änderung am Export und prüfen Sie auch den Empfang beim tatsächlichen Geschäftspartner.

Quellen und nächste Schritte

• ConnectingEurope : EN 16931.
• OASIS : UBL 2.1.