Poradnik
Archiwum e-faktur: jakie pliki należy zachować?
Uporządkuj archiwum e-faktur: oryginalny XML lub hybrydowy PDF, dokumenty powiązane, odpowiedzi z transmisji oraz sprawdzony sposób odtworzenia danych.
Otwarcie faktury dzisiaj nie gwarantuje odnalezienia jej wraz z dowodami za kilka lat. Archiwum powinno łączyć wystawiony lub odebrany dokument z transakcją i historią obsługi. Katalog zrzutów ekranu często gubi takie powiązanie.
Ustal właściwy oryginał
Zachowaj rzeczywiście otrzymany plik strukturalny oraz pełny hybrydowy PDF, jeżeli był dokumentem pierwotnym. Ponowny wydruk do PDF nie gwarantuje zachowania danych osadzonych. Dołącz referencje zamówień, odpowiedzi transmisji i dowody potrzebne do uzgodnienia. Unikaj mnożenia kopii, których przeznaczenia nikt nie pamięta.
Przygotuj wyszukiwanie i odtworzenie
Ustal trwałe kryteria: wystawca, numer, data, waluta oraz powiązanie z korektą. Oddziel kopie robocze od przechowywanych dokumentów. Sprawdź odtworzenie na innym komputerze: czy plik się otwiera, XML jest dostępny, a dowody powiązane można rozpoznać? Kopia zapasowa nigdy nieodtworzona nie wykazała jeszcze praktycznej przydatności. Zapisz wykonawcę próby i wykryte problemy.
Potwierdź zasady krajowe
Okresy przechowywania, dostęp i wymagania dowodowe zależą od właściwego prawa. Nie przyjmuj uniwersalnego terminu z międzynarodowego artykułu. Poproś osobę odpowiedzialną za księgowość o potwierdzenie polityki i udokumentuj uprawnienia. KlarFakt pomaga czytać i sprawdzać lokalne pliki, ale nie zapewnia usługi archiwizacji prawnej. Wykorzystuj system wybrany przez firmę, a procedurę odtworzenia uwzględnij przy przekazywaniu obowiązków nowym pracownikom.
Sprawdź własny przypadek
Najpierw pracuj na kopii i zachowaj niezmieniony oryginał. Zapisz oczekiwany wynik, faktycznie wykonaną czynność i wersję programu. Następnie porównaj numer dokumentu, strony, walutę i kwoty z fakturą źródłową. Wyjaśnij każdą różnicę przed dalszym wykorzystaniem wyniku. Do diagnozy błędu lepszy jest mały zanonimizowany przykład niż niekontrolowane przekazywanie pełnych danych klientów. Powtórz próbę po zmianie ustawień eksportu i w razie potrzeby potwierdź, że odbiorca potrafi przyjąć i przetworzyć dokument. Ustal także, kto w zespole zatwierdza poprawiony plik oraz gdzie zostaną zapisane wyniki kontroli.
Źródła i kolejne kroki
Narzędzia do tego tematu
Więcej poradników
To nie jest porada prawna. Terminy i obowiązki wynikają z przywołanych źródeł urzędowych; nieostateczne daty są oznaczone.