Poradnik
Elektroniczna korekta faktury: referencje, kwoty i XML
Przygotuj elektroniczny dokument korygujący: wybierz typ, zachowaj powiązanie z fakturą pierwotną i sprawdź kwoty, podatki oraz saldo rozrachunków.
Dokument korygujący odzwierciedla zmianę sytuacji handlowej, a nie tylko fakturę z minusem przed każdą liczbą. Typ dokumentu, powiązanie z oryginałem i konwencje formatu muszą być spójne. Ustal najpierw, czy zmienia się ilość, cena, rabat, czy cała operacja. Techniczna nazwa CreditNote nie zastępuje oceny wymaganej postaci korekty według prawa krajowego.
Wybierz dokument
UBL rozróżnia między innymi Invoice i CreditNote. Użyj właściwego eksportu programu zamiast zmieniać nazwę XML faktury. Oczekiwany profil określa dalsze pola i reguły. Potwierdź z odbiorcą sposób powiązania dokumentu z fakturą oraz obsługę częściowej korekty.
Zachowaj referencje
Zapisz numer nowego dokumentu, referencję faktury pierwotnej i informacje o korygowanych pozycjach. Czytelny opis pomaga księgowości, ale nie zastępuje wymaganej referencji strukturalnej. Nie używaj ponownie numeru oryginału tak, jakby nowy plik był jedynie zmienionym załącznikiem.
Sprawdź znaki i sumy
Kontroluj ilości, podstawy opodatkowania i kwoty według profilu. Automatyczne odwrócenie wszystkich wartości może spowodować podwójną zmianę znaku. Przetestuj korektę całkowitą i częściową, porównując wynik z oczekiwanym saldem klienta. Walidacja techniczna nie ustala podatkowego ani księgowego sposobu ujęcia zmiany. Wskaż osobę zatwierdzającą korektę przed eksportem, aby poprawny technicznie dokument nie dotyczył niewłaściwej transakcji.
Sprawdź własny przypadek
Najpierw pracuj na kopii i zachowaj niezmieniony oryginał. Zapisz oczekiwany wynik, faktycznie wykonaną czynność i wersję programu. Następnie porównaj numer dokumentu, strony, walutę i kwoty z fakturą źródłową. Wyjaśnij każdą różnicę przed dalszym wykorzystaniem wyniku. Do diagnozy błędu lepszy jest mały zanonimizowany przykład niż niekontrolowane przekazywanie pełnych danych klientów. Powtórz próbę po zmianie ustawień eksportu i w razie potrzeby potwierdź, że odbiorca potrafi przyjąć i przetworzyć dokument. Ustal także, kto w zespole zatwierdza poprawiony plik oraz gdzie zostaną zapisane wyniki kontroli.
Źródła i kolejne kroki
Narzędzia do tego tematu
Więcej poradników
To nie jest porada prawna. Terminy i obowiązki wynikają z przywołanych źródeł urzędowych; nieostateczne daty są oznaczone.