Poradnik
Faktura PDF a e-faktura: na czym polega różnica?
Porównaj zwykły PDF, fakturę strukturalną i Factur-X: poznaj różnice, rozpoznaj plik i dobierz właściwą kontrolę przed przesłaniem go do odbiorcy.
Faktura widoczna na ekranie nie musi być dokumentem strukturalnym. PDF opisuje prezentację, natomiast XML faktury porządkuje dane przeznaczone do automatycznego przetwarzania. Niektóre dokumenty hybrydowe łączą oba elementy. Warto więc zapytać, jakie dane odbiorca rzeczywiście otrzymuje i co może z nimi zrobić.
Rozróżnij trzy przypadki
Zwykły PDF może zawierać tekst lub zeskanowany obraz. Faktura strukturalna ma oznaczone pola stron, pozycji, podatków i sum. Factur-X łączy prezentację PDF z osadzonym XML zgodnie z profilem. Samo obejrzenie faktury w czytniku PDF nie potwierdza obecności tego XML.
Czego nie dowodzi OCR
Rozpoznawanie znaków może odczytać obraz, ale także pomylić referencję, datę lub kwotę. Nawet poprawnie odczytany tekst nie potwierdza modelu semantycznego ani reguł biznesowych wymaganego formatu. Zamiana zdjęcia na PDF nie tworzy zatem automatycznie faktury strukturalnej.
Wybierz kolejną czynność
Dla PDF opisanego jako Factur-X sprawdź osadzony XML i profil. Jeżeli klient wymaga konkretnego XML, poproś o właściwy eksport z programu źródłowego. Jeśli chodzi tylko o uporządkowanie dowodów księgowych, pracuj na kopii prezentacyjnej. Oddziel te zastosowania: wygodna konwersja nie jest certyfikacją prawną. Oznacz plik będący oryginałem biznesowym i wersję służącą wyłącznie do czytania. Przekazując dokument księgowości, zachowaj tę samą identyfikację.
Sprawdź własny przypadek
Najpierw pracuj na kopii i zachowaj niezmieniony oryginał. Zapisz oczekiwany wynik, faktycznie wykonaną czynność i wersję programu. Następnie porównaj numer dokumentu, strony, walutę i kwoty z fakturą źródłową. Wyjaśnij każdą różnicę przed dalszym wykorzystaniem wyniku. Do diagnozy błędu lepszy jest mały zanonimizowany przykład niż niekontrolowane przekazywanie pełnych danych klientów. Powtórz próbę po zmianie ustawień eksportu i w razie potrzeby potwierdź, że odbiorca potrafi przyjąć i przetworzyć dokument. Ustal także, kto w zespole zatwierdza poprawiony plik oraz gdzie zostaną zapisane wyniki kontroli.
Źródła i kolejne kroki
Narzędzia do tego tematu
Więcej poradników
To nie jest porada prawna. Terminy i obowiązki wynikają z przywołanych źródeł urzędowych; nieostateczne daty są oznaczone.