Leitfaden
Schweiz: E-Rechnung, PDF und Rechnungen an den Bund
Rechnungen in der Schweiz: B2B und Bundesverwaltung unterscheiden, PDF oder strukturierte Daten wählen und die erforderlichen Nachweise erhalten.
Die Schweiz besitzt einen eigenen Rechnungsrahmen. Ihre Zugehörigkeit weder zur EU noch zum EWR bedeutet nicht, dass alle Formate verboten sind oder jede Rechnung über ein europäisches Netz laufen muss. Ermitteln Sie zuerst den Empfänger und seine vertraglichen Anforderungen. Trennen Sie anschließend die steuerliche Behandlung vom Übermittlungsweg. Die Einkaufsbedingungen des Kunden gehören zu dieser praktischen Vorbereitung.
Unternehmen oder öffentliche Verwaltung
Die zitierte Steuerbehörde behandelt Papier- und elektronische Rechnungen gleich. Der Bund beschreibt gesondert einen elektronischen Prozess mit PDF per E-Mail oder strukturierten Daten; Kleinbeschaffungen sind ausgenommen. Übertragen Sie diese Angaben nicht auf alle Kantone oder öffentlichen Einrichtungen. Fordern Sie die Anweisungen der tatsächlich empfangenden Stelle an.
Unnötige Umwandlung vermeiden
Wünscht der Kunde PDF, prüfen Sie Lesbarkeit und Referenzen für die Zuordnung zur Bestellung. Verlangt er strukturierte Daten, klären Sie vor einer Konvertierung das genaue Format und den Kanal. Bewahren Sie das Original und den Bezug zum Geschäftsvorfall auf. Die Annahme durch einen europäischen Validator bedeutet nicht, dass sämtliche Schweizer Anforderungen erfüllt sind. Klären Sie bei grenzüberschreitenden Vorgängen die Anforderungen beider Partner sowie die für die Mehrwertsteuer benötigten Angaben. Dokumentieren Sie den vereinbarten Austauschweg, damit ein Personalwechsel nicht unbeabsichtigt den Prozess verändert.
Einordnung am 6. Oktober 2026
Die ESTV stellt Papier- und elektronische Rechnungen gleich. Diese Quelle begründet keine allgemeine Pflicht zur elektronischen B2B-Rechnung.
Eine Rechnung bis zum Empfang verfolgen
Beginnen Sie mit einer repräsentativen Testrechnung und dem vereinbarten Empfangsweg. Halten Sie getrennt fest, ob das Format technisch geprüft wurde, ob die Übermittlung angenommen wurde und ob der Kunde die Rechnung fachlich zugeordnet hat. Das sind drei verschiedene Ergebnisse. Legen Sie für jeden Fehler einen Verantwortlichen fest und bewahren Sie die Originaldatei zusammen mit den Rückmeldungen auf. Prüfen Sie auch eine Korrektur und einen erneuten Versand, damit daraus keine doppelte Buchung entsteht. Ein positiver lokaler Prüfbericht ersetzt weder einen erforderlichen Übermittlungsdienst noch die steuerliche Beurteilung des Geschäftsfalls. Die verlinkte Länderübersicht nennt den geprüften Umfang und die offenen Punkte.
Quellen und nächste Schritte
Länderseiten
Weitere Leitfäden
Keine Rechtsberatung. Termine und Pflichten folgen den im Text genannten amtlichen Veröffentlichungen; wo ein Termin nicht endgültig ist, sagt der Text es.