Guía
Archivar facturas electrónicas: ¿qué archivos conservar?
Organiza el archivo de facturas electrónicas: XML original o PDF híbrido, justificantes, respuestas de transmisión y pruebas de recuperación de documentos.
Abrir una factura hoy no garantiza encontrarla con sus pruebas dentro de varios años. Un archivo debe relacionar el documento emitido o recibido con la operación comercial y su historial. Una carpeta de capturas de pantalla suele perder esa relación.
Identificar el original útil
Conserva el archivo estructurado realmente recibido y el PDF híbrido completo cuando sea el documento original. Imprimir otra vez en PDF no garantiza mantener los datos incrustados. Añade referencias de pedido, respuestas de transmisión y pruebas necesarias para conciliar, evitando múltiples copias cuyo estado nadie conoce.
Preparar búsqueda y recuperación
Define índices estables: emisor, número, fecha, moneda y vínculo con correcciones. Separa las copias de trabajo de los documentos conservados. Prueba la recuperación en otro equipo: ¿se abre el archivo, es accesible el XML y se identifican las pruebas asociadas? Una copia de seguridad nunca restaurada todavía no ha demostrado su utilidad. Registra quién hizo la prueba y qué problemas encontró.
Comprobar las reglas del país
Plazos, condiciones de acceso y exigencias probatorias dependen del marco aplicable. No adoptes un plazo universal encontrado en un artículo internacional. Pide al responsable contable que confirme la política y documenta los permisos. KlarFakt ayuda a leer o comprobar un archivo local, pero no ofrece archivo legal como servicio. Utiliza el sistema elegido por la empresa e incluye la recuperación de documentos cuando se transfieran responsabilidades.
Comprobar tu propio caso
Trabaja primero con una copia y conserva el original intacto. Anota el resultado esperado, la acción realmente ejecutada y la versión del programa. Compara después número del documento, partes, moneda e importes con la factura inicial. Aclara cualquier diferencia antes de reutilizar el resultado. Para diagnosticar un fallo, un ejemplo pequeño anonimizado es preferible a compartir indiscriminadamente datos completos de clientes. Repite la prueba después de cambiar la exportación y, cuando corresponda, confirma que el destinatario puede recibir y procesar el documento obtenido.
Fuentes y próximos pasos
Herramientas para este tema
Más guías
No es asesoramiento jurídico. Las fechas y obligaciones siguen las fuentes oficiales citadas; se indica cuándo una fecha no es definitiva.